Envoyez des factures personnalisées afin de percevoir les paiements des clients et des grossistes.
Quel que soit votre forfait Squarespace, vous pouvez envoyer des factures professionnelles personnalisées à votre marque. Cette option est idéale si vous vendez des produits personnalisés, si vous travaillez avec des clients dans le cadre d’une collaboration continue ou si vous vendez à des grossistes ou à d’autres établissements de vente au détail. Vous pouvez également envoyer des propositions commerciales, des devis et des contrats à vos clients avant de créer une facture pour vos services, et utiliser les projets pour gérer votre travail en cours.
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Avant de commencer
- Connectez un processeur de paiement à votre site.
- Assurez-vous que les informations de votre entreprise sont à jour et que votre adresse e-mail de réponse est valide. Dans le cas contraire, les factures ne seront pas envoyées.
- Configurez tous les taux de taxe applicables.
- Si vous envoyez des factures pour des articles physiques, assurez-vous d’ajouter à votre boutique des options d’expédition à tarif forfaitaire ou de livraison en point de retrait. Les frais d’expédition calculés par le transporteur et qui dépendent du poids ne peuvent pas être utilisés dans les factures.
Envoyer une facture
Lorsque vous êtes prêt(e) à envoyer une facture :
- Ouvrez le panneau Factures et cliquez sur Créer une facture pour envoyer une seule facture ou sur Facture récurrente pour envoyer une série de factures planifiées. Vous pouvez également créer une facture unique à partir de la page Projets en cliquant sur Créer, puis sur Facture.
- Dans le menu qui s’affiche, vous aurez la possibilité de sélectionner un client ou d’en ajouter un nouveau qui recevra la facture. Vous pouvez consulter la liste des clients dans le panneau Contacts.
- Modifiez le nom de la facture, la date d’échéance et le mémo facultatif.
- S’il s’agit d’une facture récurrente, cliquez sur Calendrier récurrent pour définir la date de début, la fréquence et la date de fin de la série de factures. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la flèche de retour.
- Pour ajouter des lignes, cliquez sur Ajouter une ligne, saisissez le nom du service, sélectionnez le type de produit, puis saisissez la quantité (doit être un nombre entier) et le coût. Il n’est pas possible de charger des images dans ce champ.
- Pour facturer la taxe de vente, cochez la case Ajouter les taxes applicables au produit au moment du paiement. Cette option s’affiche une fois que vous avez configuré les taux d’imposition. La taxe de vente est calculée au moment du paiement en fonction de l’adresse de facturation de votre client.
- Répétez les étapes 4 et 5 pour chaque ligne. Chaque article s’ajoute au total de la facture. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé.
- Pour appliquer une réduction, activez le bouton Appliquer une réduction, cliquez sur % ou sur $ pour définir le type de réduction, puis saisissez le montant de la réduction. N’oubliez pas que le total de la facture doit rester supérieur à 0,50 € une fois la réduction appliquée. Il n’est donc pas possible d’appliquer une réduction de 100 %.
- Cliquez sur Paramètres, puis sur Styles pour faire correspondre l’e-mail de facturation à l’image de marque de votre site. Pour en savoir plus sur le style des e-mails, consultez l’article Notifications par e-mail aux clients.
- Lorsque vous êtes prêt(e) à envoyer un e-mail à votre client, cliquez sur Envoyer, puis cliquez à nouveau sur Envoyer dans la fenêtre de confirmation.
Les paiements de factures n’incluent pas de frais de transaction, mais sont soumis à des frais de processeur de paiement qui varient en fonction de la solution de paiement.
Planifier une facture pour plus tard
Pour planifier l’envoi d’une facture à une date ultérieure :
- Dans l’éditeur de factures, activez l’option Envoyer plus tard.
- Sélectionnez la date et l’heure d’envoi.
- Cliquez sur Calendrier.
Pour modifier la date et l’heure d’envoi prévues, modifiez la facture et changez les informations de planification. Pour annuler la planification d’une facture et la convertir en brouillon, cliquez sur l’icône …, puis sur Annuler la planification.
Factures récurrentes
Vous pouvez envoyer des factures de façon récurrente. Lorsque vous créez une facture, sélectionnez Facture récurrente, puis cliquez sur Calendrier récurrent dans l’éditeur de factures pour personnaliser les informations suivantes :
- Début : la date d’envoi de la première facture
- Répéter : la fréquence de renouvellement de la facture
- Chaque facture due : la date d’échéance des factures
- Fin de la série : la date d’envoi de la dernière facture. Vous pouvez définir un certain nombre de factures ou un certain délai. Les factures récurrentes ne peuvent pas être répétées indéfiniment.
Pour modifier une série de factures récurrentes, ouvrez le panneau Factures et cliquez sur Récurrentes. À côté de la série que vous souhaitez modifier, cliquez sur l’icône …, puis sur Modifier la série. Vous pouvez alors modifier les détails de la facture et le calendrier récurrent.
Si vous choisissez d’arrêter la série à une date précise, son statut passera à Terminée à cette date. Si vous arrêtez la série après un certain nombre de factures, son statut changera lorsque la dernière facture sera planifiée (après l’envoi de l’avant-dernière facture).
Lorsque vous êtes prêt(e) à envoyer une facture :
- Appuyez sur l’onglet Ventes, puis sur Factures.
- Appuyez sur l’icône + pour sélectionner un client existant ou ajouter un nouveau client en tant que destinataire de la facture. Vous pouvez également vous ajouter en tant que client de test.
- Si vous avez déjà des contacts, recherchez-les par nom ou par e-mail. Sélectionnez-les pour consulter les coordonnées de leurs clients.
- Si vous n’avez pas de contacts, créez-en un en saisissant un nom et une adresse e-mail.
- Appuyez sur Enregistrer pour créer une nouvelle facture pour le client. Vous devrez peut-être appuyer sur Créer une facture.
- Modifiez le nom de la facture, la date d’échéance et le mémo facultatif.
- Si vous souhaitez programmer la facture pour plus tard, activez l’option Envoyer plus tard et sélectionnez une date d’échéance.
- Pour ajouter des lignes, appuyez sur Ajouter une ligne, saisissez le nom du service, sélectionnez le type de produit, puis saisissez la quantité (doit être un nombre entier) et le coût. Il n’est pas possible de charger des images dans ce champ.
- Pour facturer la taxe de vente, activez l’option Collecter les taxes. Cette option s’affiche une fois que vous avez configuré les taux de taxes. La taxe de vente est calculée au moment du paiement en fonction de l’adresse de facturation de votre client.
- Répétez les étapes 8 et 9 pour chaque ligne. Chaque ligne est ajoutée au total de la facture. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Terminé.
- Pour appliquer une réduction, appuyez sur Appliquer une réduction, puis sur % ou sur $ pour définir le type de réduction. Saisissez ensuite le montant de la réduction. N’oubliez pas que le total de la facture doit rester supérieur à 0,50 € une fois la réduction appliquée. Il n’est donc pas possible d’appliquer une réduction de 100 %. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Appliquer.
- Appuyez sur Aperçu pour prévisualiser l’e-mail de facturation. Pour en savoir plus sur la personnalisation du style des e-mails, consultez l’article Notifications par e-mail aux clients.
- Pour enregistrer votre facture, appuyez sur Enregistrer.
- Lorsque vous êtes prêt(e) à envoyer l’e-mail à votre client, appuyez sur Envoyer, puis à nouveau sur Envoyer dans la fenêtre de confirmation.
Les paiements de factures n’incluent pas de frais de transaction, mais sont soumis à des frais de processeur de paiement qui varient en fonction de la solution de paiement.
Planifier une facture pour plus tard
Pour planifier l’envoi d’une facture à une date ultérieure :
- Dans l’éditeur de factures, activez l’option Envoyer plus tard.
- Sélectionnez la date et l’heure d’envoi.
- Appuyez sur Planifier.
Pour modifier la date et l’heure d’envoi prévues, modifiez la facture et changez les informations de planification. Pour annuler la planification d’une facture et la convertir en brouillon, cliquez sur l’icône …, puis sur Annuler la planification.
Lorsque vous êtes prêt(e) à envoyer une facture :
- Appuyez sur l’onglet Ventes, puis sur Factures.
- Appuyez sur l’icône + pour sélectionner un client existant ou ajouter un nouveau client en tant que destinataire de la facture. Vous pouvez également vous ajouter en tant que client de test.
- Si vous avez déjà des contacts, recherchez-les par nom ou par e-mail. Sélectionnez-les pour consulter les coordonnées de leurs clients.
- Si vous n’avez pas de contacts, créez-en un en saisissant un nom et une adresse e-mail.
- Appuyez sur Enregistrer pour créer une nouvelle facture pour le client. Vous devrez peut-être appuyer sur Créer une facture.
- Modifiez le nom de la facture, la date d’échéance et le mémo facultatif.
- Si vous souhaitez programmer la facture pour plus tard, activez l’option Envoyer plus tard et sélectionnez une date d’envoi.
- Pour ajouter des lignes, appuyez sur Ajouter une ligne, saisissez le nom du service, sélectionnez le type de produit, puis saisissez la quantité (doit être un nombre entier) et le coût. Il n’est pas possible de charger des images dans ce champ.
- Pour facturer la taxe de vente, activez l’option Collecter les taxes. Cette option s’affiche une fois que vous avez configuré les taux de taxes. La taxe de vente est calculée au moment du paiement en fonction de l’adresse de facturation de votre client.
- Appuyez sur Terminé.
- Répétez les étapes 8 et 9 pour chaque ligne. Chaque ligne est ajoutée au total de la facture.
- Pour appliquer une réduction, appuyez sur Appliquer une réduction, puis sur % ou sur $ pour définir le type de réduction. Saisissez ensuite le montant de la réduction. N’oubliez pas que le total de la facture doit rester supérieur à 0,50 € une fois la réduction appliquée. Il n’est donc pas possible d’appliquer une réduction de 100 %. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Appliquer.
- Appuyez sur Aperçu pour prévisualiser l’e-mail de facturation. Pour en savoir plus sur la personnalisation du style des e-mails, consultez l’article Notifications par e-mail aux clients.
- Pour enregistrer votre facture, appuyez sur Enregistrer.
- Lorsque vous êtes prêt(e) à envoyer l’e-mail à votre client, appuyez sur Envoyer, puis à nouveau sur Envoyer dans la fenêtre de confirmation.
Les paiements de factures n’incluent pas de frais de transaction, mais sont soumis à des frais de processeur de paiement qui varient en fonction de la solution de paiement.
Planifier une facture pour plus tard
Pour planifier l’envoi d’une facture à une date ultérieure :
- Dans l’éditeur de factures, activez l’option Envoyer plus tard.
- Sélectionnez la date et l’heure d’envoi.
- Appuyez sur Planifier.
Pour modifier la date et l’heure d’envoi prévues, modifiez la facture et changez les informations de planification. Pour annuler la planification d’une facture et la convertir en brouillon, cliquez sur l’icône …, puis sur Annuler la planification.
Dupliquer une facture
Pour dupliquer une facture :
- Ouvrez le panneau Factures et cliquez sur l’icône … à côté de la facture que vous souhaitez dupliquer.
- Cliquez sur Dupliquer.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau client ou sur Sélectionner un client.
- Cliquez sur Continuer.
L’éditeur de factures s’ouvre alors. Pour enregistrer la facture en tant que brouillon ou pour l’envoyer à votre client, suivez les étapes ci-dessus dans la section Envoyer une facture.
Pour dupliquer une facture :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur l’icône …, puis sur Dupliquer.
L’éditeur de factures s’ouvre alors. Pour enregistrer la facture en tant que brouillon ou pour l’envoyer à votre client, suivez les étapes ci-dessus dans la section Envoyer une facture.
Pour dupliquer une facture :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur l’icône …, puis sur Dupliquer.
L’éditeur de factures s’ouvre alors. Pour enregistrer la facture en tant que brouillon ou pour l’envoyer à votre client, suivez les étapes ci-dessus dans la section Envoyer une facture.
Expédition
Si vous vendez des produits physiques et que vous avez configuré des options d’expédition à tarif forfaitaire ou de retrait, les clients paieront les frais d’expédition au moment du paiement en fonction de leur adresse de facturation. Si vous ne disposez pas de telles options, vos clients ne pourront pas passer procéder au paiement de leur facture.
Remarque : si vous proposez des options d’expédition en fonction du poids qui sont moins chères que vos options forfaitaires, celles-ci apparaîtront au moment du paiement des factures. Même si vous ne souhaitez pas que vos clients sélectionnent ces options, il est impossible de les masquer si elles apparaissent. Pour contourner le problème, vous pouvez créer une option gratuite et forfaitaire appelée « Expédition incluse dans la facture ». Ensuite, vous pouvez ajouter les frais d’expédition corrects sur la facture. Vous pouvez également ajouter un mémo à la facture pour indiquer aux clients de choisir une option à tarif forfaitaire même si une expédition en fonction du poids apparaît.
Percevoir un acompte
Pour percevoir l’acompte de vos clients, créez une facture pour l’acompte et une deuxième facture pour le solde restant après le paiement de l’acompte.
Comment les clients paient-ils leurs factures ?
Lorsqu’un client reçoit la facture par e-mail, il peut cliquer sur Payer la facture pour saisir ses informations de paiement sur une page de paiement sécurisée. Une fois son paiement effectué, vous recevez tous les deux un e-mail de confirmation. La facture prend automatiquement le statut Payée sur la page Projet, et son paiement apparaît dans le panneau Commandes.
Si vous avez activé les comptes clients, les clients ont la possibilité d’en créer un au moment du paiement. S’ils le font, ils peuvent consulter l’historique des paiements à partir de leur compte. Les détails des factures et les factures impayées ne s’affichent pas dans les comptes clients.
Remarque : il n’est pas possible de marquer une facture comme payée si les clients ne règlent pas via la page de paiement (en espèces ou par chèque, par exemple). Pour en savoir plus sur les modes de paiement que vos clients peuvent utiliser, consultez l’article Quels modes de paiement puis-je accepter avec Squarespace Commerce ?.
Rappeler le paiement d’une facture aux clients
Pour renvoyer une facture à un client :
- Ouvrez le panneau Facturation.
- Cliquez sur l’icône … à côté d’une facture.
- Cliquez sur Renvoyer.
- Cliquez sur Envoyer.
Pour renvoyer une facture à un client :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur l’icône …, puis sur Renvoyer.
Pour renvoyer une facture à un client :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur l’icône …, puis sur Renvoyer.
Gérer les factures
Annuler une facture
Pour annuler une facture après l’avoir envoyée à un client :
- Ouvrez le panneau de facturation, puis cliquez sur Factures.
- Cliquez sur … à côté d’une facture.
- Cliquez sur Annuler, puis sur Annuler la facture pour confirmer. Votre client recevra une notification.
Les clients ne peuvent pas payer une facture annulée.
Supprimer une facture
Pour supprimer un brouillon de facture avant de l’envoyer à un client :
- Ouvrez le panneau de facturation, puis cliquez sur Factures.
- Cliquez sur … à côté d’une facture.
- Cliquez sur Supprimer.
- Cliquez sur Supprimer la facture.
Modifier une facture
Pour modifier et renvoyer une facture :
- Ouvrez le panneau de facturation, puis cliquez sur Factures.
- Cliquez sur … à côté d’une facture.
- Cliquez sur Modifier.
- Apportez des modifications, puis cliquez sur Modifier et envoyer.
Imprimer un reçu de facture
Pour imprimer le reçu d’une facture payée :
- Ouvrez le panneau de facturation, puis cliquez sur Factures.
- Cliquez sur une facture payée.
- Cliquez sur Afficher les détails de la commande.
- Cliquez sur Imprimer le reçu.
Il n’est pas possible d’imprimer une facture impayée.
Restrictions
Gardez à l’esprit qu’il n’est pas possible de :
- Supprimer des factures que vous avez envoyées ou annulées.
- Réattribuer une facture à une autre adresse e-mail d’un client, même si la facture n’est encore qu’un brouillon. Pour attribuer une facture à un autre client, annulez ou supprimez la facture et créez-en une nouvelle.
- Modifier le numéro de facture.
Annuler une facture
Pour annuler une facture après l’avoir envoyée à un client :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur ..., puis sur Annuler.
Les clients ne peuvent pas payer une facture annulée.
Supprimer une facture
Pour supprimer un brouillon de facture avant de l’envoyer à un client :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur ..., puis sur Supprimer.
Modifier une facture
Pour modifier et renvoyer une facture :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur Modifier.
- Apportez les modifications souhaitées, puis appuyez sur Mettre à jour et envoyer.
Restrictions
Gardez à l’esprit qu’il n’est pas possible de :
- Supprimer des factures que vous avez envoyées ou annulées.
- Réattribuer une facture à un autre client, même si la facture n’est encore qu’un brouillon. Pour attribuer une facture à un autre client, annulez ou supprimez la facture et créez-en une nouvelle.
- Modifier le numéro de facture.
Annuler une facture
Pour annuler une facture après l’avoir envoyée à un client :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur ..., puis sur Annuler.
Les clients ne peuvent pas payer une facture annulée.
Supprimer une facture
Pour supprimer un brouillon de facture avant de l’envoyer à un client :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur ..., puis sur Supprimer.
Modifier une facture
Pour modifier et renvoyer une facture :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Appuyez sur Modifier.
- Apportez les modifications souhaitées, puis appuyez sur Mettre à jour et envoyer.
Restrictions
Gardez à l’esprit qu’il n’est pas possible de :
- Supprimer des factures que vous avez envoyées ou annulées.
- Réattribuer une facture à un autre client, même si la facture n’est encore qu’un brouillon. Pour attribuer une facture à un autre client, annulez ou supprimez la facture et créez-en une nouvelle.
- Modifier le numéro de facture.
E-mails sur le statut des factures
Les clients reçoivent les e-mails suivants lorsque le statut de leur facture change :
- Facture payée
- Facture annulée
- Facture remboursée
Il n’est pas possible de personnaliser le texte de ces e-mails, mais leur design suit les styles généraux des e-mails que vous avez définis.
Rembourser un paiement
Les transactions sur factures sont soumises à des frais de traitement des paiements non remboursables.
Pour rembourser un paiement :
- Ouvrez le panneau Produits et services et cliquez sur Commandes.
- Cliquez sur la commande que vous souhaitez rembourser.
- Cliquez sur Rembourser.
- Pour effectuer un remboursement partiel, modifiez le montant à rembourser.
- Cliquez sur Effectuer le remboursement.
Pour rembourser un paiement :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Toutes les commandes.
- Appuyez sur la commande que vous souhaitez rembourser.
- Appuyez sur ... dans le coin supérieur droit.
- Appuyez sur Émettre un remboursement.
- Pour effectuer un remboursement partiel, modifiez le montant à rembourser.
- Appuyez sur OK ou sur Rembourser.
Pour rembourser un paiement :
- Appuyez sur Vendre, puis sur Toutes les commandes.
- Appuyez sur la commande que vous souhaitez rembourser.
- Appuyez sur ... dans le coin supérieur droit.
- Appuyez sur Émettre un remboursement.
- Pour effectuer un remboursement partiel, modifiez le montant à rembourser.
- Appuyez sur OK ou sur Rembourser.